El departamento de Antecedentes e Inventarios realiza desde noviembre de 2017 un Proyecto de organización y digitalización de la información del Archivo de las colecciones que posee el Museo Histórico Nacional. Se tiene como objetivo la creación de una herramienta digital de trabajo interno, para mejorar el acceso y conocimiento del acervo del Museo.
El equipo de trabajo es un grupo multidisciplinario con profesionales y técnicos de distintas áreas: historia, antropología, comunicación, diseño, educación, y turismo; además de contar con el apoyo de voluntarios en el marco del Programa de Voluntariado.
El fondo documental de este departamento fue creado en la década de 1940 durante la Dirección de Juan E. Pivel Devoto. Se organizó a partir de la creación de una carpeta para cada pieza o colección, conteniendo en cada caso información sobre el origen de ese material. La carpeta reúne una variada y rica información, como el nombre del objeto, su incorporación como donación o adquisición, descripciones técnicas, fotografías, artículos de prensa, entre otros. Desde entonces cada vez que ingresa una pieza o colección al Museo, se deja el registro en una nueva carpeta. Asimismo, la información sobre préstamos entre instituciones, exposición de la pieza en una o varias muestras y su ubicación en tiempo real se especifica en el mismo repositorio.
En la actualidad, a través de un software se organiza la información por diversas entradas: número de cajón, número de carpeta, año de ingreso, procedencia, adquisición/donación, materiales, resumen de contenido. Así, se intenta incorporar de modo exhaustivo una cantidad de conocimiento sobre la historia y devenir de la pieza, dentro de una colección y del Museo, para poder ser recuperada por las categorías mencionadas. La herramienta será de gran utilidad para obtener información en el trabajo cotidiano que realiza el Museo, como el control de sus colecciones, la realización de exposiciones, la investigación sobre su acervo y el servicio a los investigadores que trabajan con nuestras colecciones.
Otra de las tareas que se viene realizando, es la elaboración de un sistema de identificación y organización del llavero de las distintas sedes, con la especificación correspondiente a cada sala y vitrina, incorporando la información en un plano descriptivo por cada una de las plantas de cada Casa. Se comenzó en Casa de Rivera y se continuará en las otras dependencias. Junto con el relevamiento y ordenamiento de las llaves, se trabaja en la realización de un protocolo que asegure el mantenimiento de pautas de trabajo en la institución, más allá de los funcionarios que realizan la tarea.
Además, en el departamento se recepcionan las distintas solicitudes del público, ya sea fotografías del acervo, la búsqueda de información, la coordinación con medios de comunicación y difusión y la atención de investigadores que consultan material del archivo institucional y demás solicitudes.
Por otra parte, desde este departamento se impulsan tareas de comunicación a través de diferentes medios como redes sociales, páginas web, publicaciones impresas, entre otras. El objetivo es difundir las distintas novedades como así también información de piezas de nuestro acervo, sucesos a recordar, u otros aspectos destacables.
En este sentido se trabaja fuertemente en la renovación de la identidad gráfica de la institución, en lo que refiere a cartelería, folletería, piezas audivisuales, digitalización del acervo y registro fotográfico de diferentes propuestas y actividades que se llevan a cabo ampliando los canales de difusión y la población a la que se dirige.
